A filléres munkákat is agyon kell papírozni?

Van-e alsó összeghatár, ami alatt nem kell e-naplózni? Mikor kell az alvállalkozóval kivitelezési szerződést kötni, és mikor kell teljesítési igazolást kiállítani? Függ-e ez e-naplótól és a kivitelezés összegétől?

Hogy kell-e e-naplót vezetni, az nem az összeghatártól függ, hanem az építési jogszabályoktól. Az alábbi esetekben kötelező e-naplózni a kivitelezést, és ezen esetekben az alvállalkozói munkát is összeghatártól függetlenül:

• építési/bontási engedélyköteles építkezéseknél,
• egyszerű bejelentéses építkezéseknél, ha az építtető nem a saját lakhatása céljából építtet,
• nem engedélyköteles vagy egyszerű bejelentéses esetekben, ha kötelező kiviteli tervet készíttetni.

Az építési szabályokon felül még az alábbi esetekben kellhet e-napló:

• ha valamilyen pályázati forrást vesznek igénybe, és a támogató kötelezően előírta a vezetését,
• vagy egyszerű bejelentéses esetekben, ha az építtető ugyan saját lakhatása céljából építtet, de a bank csak akkor ad hitelt, ha van e-napló is (pl.: CSOK).

Utóbbi esetekben sem fordulhat elő, hogy csak a költségesebb munkákat e-naplózzák. Ha valami oknál fogva e-naplót kell vezetni, akkor azt minden esetben szabályosan kell tenni, és az összes kivitelezési folyamatot dokumentálni kell.

Bizony, szerződés is kell

A kivitelezési munkák esetében kötelező az írásos kivitelezési szerződés, a szóbeli megállapodás a kisebb munkáknál sem szabályos (191/2009. kormányrendelet 3.§). Írásos szerződést kell kötni a megrendelővel, s mindazokkal az alvállalkozókkal is, akik a kivitelezésben részt vesznek. A szerződéses kötelezettségben nincs értékhatár, az építési jogszabályok nem tesznek különbséget kis és nagy megrendelés között. 

Az e-naplós építkezésen a kivitelezési szerződést az e-naplóba is fel kell tölteni. Minden más esetben – ugyan az építési hatóság nem ellenőrzi a kivitelezési szerződés megkötését –, de egy problémás esetben a szerződés lesz a kiindulási pont a vita rendezéséhez.

A teljesítésigazolás is egy nagyon fontos dokumentum, ami azt bizonyítja, hogy a munkát elvégeztük és kiállíthatjuk a számlánk.

Megvolt tehát:

• a részteljesítés műszaki felülvizsgálat vagy a műszaki átadás-átvétel,
• a hibákat már dokumentálták, sorsukról döntöttek (javítás, csere, árengedmény),
• azokat a hibákat, amelyeket ki kellett javítani, a vállalkozó már kijavította,
• és a vállalkozó az elszámolást elvégezte, a számlaösszesítőt megírta
• a számlaösszesítőt az építtető és a műszaki ellenőr elfogadta.

A teljesítésigazolást általában az tölti fel az e-naplóba, aki kiállította: az építtető vagy a megrendelő kivitelező. Az építtető (vagy meghatalmazottja) a fővállalkozója e-főnaplójába tölti fel. A megrendelő kivitelező pedig az alvállalkozójának az e-alnaplójába.

Amíg papír alapú naplót kellett vezetni, sokszor előfordult, hogy a megrendelő húzta az időt, „nem ért rá” kiállítani a teljesítésigazolást. Ez ellen sajnos az e-napló sem véd, viszont ebben egészen pontosan látszik, hogy ki, mikor és mit töltött vagy nem töltött fel. Ha nem kapjuk meg a teljesítésigazolást a szerződésben vagy jogszabályban megadott határidőn belül,  akkor ezt bizonyítani tudjuk. A vitarendezést első körben a TSZSZ-nél tudjuk elkezdeni.

Ha nincs meg a teljesítésigazolás, sajnos addig szabályosan számlázni sem tudunk (NAV ellenőrizheti, hogy a kifizetés a valós munkavégzés alapján történt-e).

Király Viktória